Digitiseren, digitaliseren of digitale transformatie: welke stap zet je eigenlijk?

In gesprekken met klanten en partners hoor ik digitiserenInformatie van papier omzetten naar een digitaal bestand. De leveringsbon wordt een pdf, maar het werk zelf verandert niet., digitaliserenPapieren of manuele processen omzetten naar digitale. en digitale transformatieJe organisatie slimmer laten werken met technologie, niet als IT-project maar als manier van werken. heel vaak door elkaar gebruiken. Dat is ook begrijpelijk, want ze klinken als drie vormen van hetzelfde woord.

Toch beschrijven ze drie verschillende stappen, en per stap verschilt wat je betaalt en wat je terugkrijgt. Ik leg ze uit aan de hand van één papier dat iedereen kent die goederen levert: de leveringsbon.

Hoe het vandaag loopt

De chauffeur levert de goederen af, de klant tekent de leveringsbon, en die bon gaat 's avonds mee terug naar kantoor. Daar typt iemand de gegevens over in het boekhoudpakket, zodat de factuur kan vertrekken. Klopt er iets niet, een aantal of een prijs, dan ziet die collega dat meestal tijdens het overtypen en belt die even naar de klant of naar het magazijn.

Digitiseren: de bon wordt een pdf

Bij digitiseren zet je informatie van papier om naar een digitaal bestand. De getekende bon wordt ingescand en als pdf bewaard. De informatie is nu digitaal, maar het werk zelf verandert niet. De chauffeur vult dezelfde bon in, en op kantoor typt iemand hem nog altijd over, nu van een scherm in plaats van van een blad.

Dat is zeker nuttig. Je vindt een bon sneller terug als een klant een levering betwist, je raakt er minder kwijt en je archief neemt geen kast meer in. Alleen moet je er geen tijdwinst van verwachten, want een pdf overtypen duurt even lang als een papieren bon overtypen.

Digitaliseren: de bon loopt door een systeem

Bij digitaliseren loopt een bestaand proces voortaan via software. De klant tekent op een tablet of op de gsm van de chauffeur, de gegevens komen meteen in het systeem terecht, en de factuur vertrekt zonder dat iemand iets overtypt. Je voert de gegevens één keer in, en dat scheelt werk en tikfouten.

Toch kan het hier mislopen, en dat heeft met het overtypen te maken. Dat overtypen was niet alleen werk, het was ook een controle. De collega die de bon overtypte, zag dat een prijs niet klopte en belde even. Valt het overtypen weg en is de prijslijst nog even slordig als vroeger, dan vertrekt de foute factuur nu sneller naar de klant. Een slecht proces digitaliseren maakt het enkel sneller fout.

Voor je digitaliseert, kijk je dus best welke controles er vandaag ongemerkt in het proces zitten. Anders verdwijnen ze samen met het papier, en merkt niemand het tot een klant belt.

Digitale transformatie: waarom is er een bon?

Bij digitale transformatie herbekijk je hoe je werkt en hoe je waarde maakt. Dan stel je een andere vraag: waarom is er eigenlijk een leveringsbon?

De bon bestaat omdat de klant moet bevestigen dat hij kreeg wat hij bestelde, en omdat jij daarna moet kunnen factureren. Misschien kan dat ook anders. Bijvoorbeeld een vaste klant die zelf bestelt in een portaal, ziet wanneer de levering vertrekt en bij ontvangst met één klik bevestigt, waarna jij één keer per maand factureert voor alles wat geleverd is. Dan is er geen bon meer, en verdwijnen het overtypen en het telefoontje naar het magazijn mee.

Zo'n verandering raakt je processen en je mensen, meer dan je software. De chauffeur krijgt een andere rol, de collega die de bonnen overtypte, houdt zich voortaan bezig met uitzonderingen en vragen van klanten, en je klant moet mee willen. Daarom beslist de directie over een digitale transformatie. Een softwarepartner kan ze mee uitvoeren, maar kan ze niet voor jou beslissen.

Waarom het onderscheid ertoe doet

Elk van de drie stappen kost iets anders en levert iets anders op. Digitiseren vraagt vooral een scanner en een goed archief, en niemand moet anders gaan werken. Digitaliseren verandert het werk van de mensen die het proces uitvoeren, dus die zitten best mee aan de tekentafel. Digitale transformatie verandert de manier waarop je bedrijf werkt en vraagt het meeste tijd.

Het loopt mis als je het ene koopt en het andere verwacht. Wie een systeem laat installeren om documenten te bewaren en daarna verwacht dat de facturatie sneller gaat, zal ontgoocheld zijn. En wie een nieuw ERP-pakket aankoopt in de hoop dat het bedrijf daarmee anders gaat werken, betaalt voor een snellere versie van de oude manier van werken.

Kijk daarom per proces eerst waar je vandaag staat: op papier, als pdf of al in een systeem. Beslis daarna per proces welke stap je wil zetten. Niet elk proces heeft een transformatie nodig, en voor een archief met oude contracten is een pdf meer dan genoeg. Pas als dat vastligt, kies je de software en de partner die erbij passen. Zo bepaal jij welke stap je zet, en niet de leverancier die het laatst langskwam. Een IT-project waarvan niemand kan zeggen of het digitiseert, digitaliseert of transformeert, heeft eigenlijk nog geen doel.