Begrippen · Processen & Structuur
Digitiseren
Informatie van papier omzetten naar een digitaal bestand. De leveringsbon wordt een pdf, maar het werk zelf verandert niet.
Digitiseren is de eerste en eenvoudigste stap: je zet informatie die op papier staat om naar een digitaal bestand. De leveringsbon die de klant aftekent, wordt ingescand en als pdf bewaard. De informatie is nu digitaal, maar het werk zelf verandert niet. Iemand vult nog altijd dezelfde bon in, en op kantoor typt iemand hem nog altijd over om de factuur te maken.
Digitiseren, digitaliseren en digitale transformatie
De drie woorden lijken op elkaar en worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze beschrijven drie verschillende stappen. Digitiseren gaat over de informatie: wat op papier stond, wordt een bestand. DigitaliserenPapieren of manuele processen omzetten naar digitale. gaat over het proces: de bon gaat niet meer rond op papier of als pdf, maar loopt door een systeem waarin je de gegevens maar één keer invoert. Digitale transformatieJe organisatie slimmer laten werken met technologie, niet als IT-project maar als manier van werken. gaat nog een stap verder en herbekijkt de manier van werken zelf.
Wat je ermee wint, en wat niet
Digitiseren is zeker nuttig. Je vindt documenten sneller terug, je raakt minder kwijt en je archief neemt geen kasten meer in. Wie verwacht dat er daardoor minder werk is, komt wel bedrogen uit: een pdf overtypen kost evenveel tijd als een papieren bon overtypen. Tijdwinst en minder fouten komen pas wanneer je ook het proces digitaliseert.
