Bedrijfsprocessen in kaart brengen: te laat bestaat niet.

Bij de start van een digitaliseringstraject hoort een stap die er in de praktijk vaak bij inschiet: de bedrijfsprocessen uittekenen. Iedereen weet dat het nuttig is, niemand maakt er tijd voor. Het project moet vooruit, de processen zitten toch in de hoofden van de mensen, en de leverancier stelt er ook geen vragen over.

Onlangs zat ik bij een voedingsbedrijf van ongeveer honderd medewerkers waar dat precies zo gelopen was. Het project, een nieuw systeem voor magazijnbeheer en traceerbaarheid, gekoppeld aan het ERP en aan scan- en labelhardware, liep al zo'n vier jaar. Her en der was wel een stukje proces in kaart gebracht, maar het volledige plaatje bestond nergens, en de go-live stond op twee maanden. Ik heb ze toen alsnog opgemaakt. Eerlijk is eerlijk: de tijd was er eigenlijk niet, en er was twijfel of het nog wel loonde. Dat het tóch loonde, is precies waarom ik dit verhaal opschrijf.

Wat BPMN-flows zijn

BPMN staat voor Business Process Model and Notation. Achter die mond vol zit een eenvoudig idee: een gestandaardiseerde manier om een proces uit te tekenen. Wie doet wat, in welke volgorde, waar wordt beslist, en wat gebeurt er in de uitzonderingsgevallen. Het resultaat is een schema dat je zaakvoerder, je magazijnier en je software-leverancier alle drie op dezelfde manier lezen.

Dat laatste is de echte kracht. Een proces dat alleen in hoofden bestaat, bestaat in evenveel versies als er hoofden zijn. Een proces op papier bestaat in precies één versie, en over die versie kun je discussiëren tot ze klopt.

Hoe we het aangepakt hebben

We hebben een twintigtal kernprocessen in kaart gebracht, samen met de proceseigenaars en door gewoon mee te kijken op de werkvloer. Per proces legden we vast wie de eigenaar is, wat erbinnen en erbuiten valt, en welke systemen erbij betrokken zijn. Als tekentool kozen we Visio, niet omdat het de beste is, maar omdat het bedrijf er al een licentie voor had. De tool doet er minder toe dan het gesprek dat je errond voert.

Waarom het vlak voor go-live nog loont

Je zou denken dat het op twee maanden van de livegang geen zin meer heeft. Het omgekeerde bleek waar. Net omdat het systeem er al grotendeels stond, legde het uittekenen meteen bloot waar de opzet nog gaten had: processen die niet volledig afgedekt waren, specificaties die ontbraken, aandachtspunten waar nog niemand aan gedacht had. Elk daarvan was in productie een incident geworden. Nu werden het werkpunten vóór de go-live.

Het grootste inzicht zat in het verschil tussen hoe het vandaag loopt, veel op papier en in Excel, en hoe het straks moet lopen in het nieuwe systeem. Net waar die kloof het grootst is, is de impact op de werkvloer het grootst. Door dat zichtbaar te maken konden we de opleiding en de begeleiding precies dáár richten, in plaats van iedereen dezelfde algemene training te geven.

Elke uitzondering die je vóór de go-live op papier zet, is een incident dat je na de go-live niet hoeft te blussen.

Ook de acceptatietesten werden er anders door. In plaats van losjes doorheen het systeem te klikken, had het team een visuele blauwdruk om stap voor stap na te gaan of het systeem elke handeling afdekt. Dat verlaagt het risico van de overschakeling: de volgorde ligt expliciet vast. En de leveranciers hadden voor het eerst een concrete basis om op terug te vallen, in plaats van losse aannames over hoe het bedrijf werkt.

Wat het je concreet oplevert

• Eén gedeelde taal. Bedrijf en leveranciers kijken naar hetzelfde schema in plaats van naar elkaars aannames.
• Gaten worden zichtbaar vóór de livegang, wanneer bijsturen nog goedkoop is.
• Gerichte acceptatietesten. De flows zijn een blauwdruk om stap voor stap te verifiëren of het systeem elke handeling afdekt.
• Opleiding waar het telt. Je ziet waar de kloof tussen vandaag en straks het grootst is, en richt je training en begeleiding precies daar.
• Houvast voor je leveranciers. Een vaste referentie in plaats van losse aannames over hoe jouw bedrijf werkt.
• Een levend naslagwerk. Actueel gehouden blijven de flows waardevol voor training, support, verdere verbetering en zelfs audits.

Begin waar je staat

Was het beter geweest om die flows vier jaar eerder te maken, bij de start van het traject? Zonder twijfel. Het is een vast onderdeel van hoe wij een traject aanpakken, en bij een digitale doorlichting brengen we ze standaard mee in kaart. Maar het tweede beste moment is gewoon nu, waar je ook staat in je project.

Loopt er bij jou een traject zonder dat de processen op papier staan? Doe de digitale quickscan om te zien waar je staat, of bel ons een half uur. Dan bekijken we samen of het uittekenen van je processen ook bij jou nog het verschil kan maken.