A
Het systeem is ontworpen, maar klopt het met hoe wij werken?
Het ontwerp beschreef wat de software moest doen. Hoe een order van begin tot eind door het bedrijf loopt, stond nergens.
Case · Belgische producent
AI deed het schrijfwerk, de mensen bepaalden de inhoud.
Een Belgische producent stapte over op een nieuw ERPEén systeem dat je kernprocessen zoals voorraad, boekhouding en orders samenbrengt.- en magazijnsysteem. Het ontwerp was klaar, maar niemand had de processen van begin tot eind uitgetekend. Met AI als schrijfhulp brachten we er in vier weken negentien van de vierentwintig in kaart, samen met de mensen die ze elke dag uitvoeren.
De cijfers
Sneller in kaart, en dus goedkoper.
24
processen opgelijst
Van ontvangst tot expeditie, elk met één eigenaar bij de klant.
20
processen getekend
Negentien ervan lagen er al na vier weken, getekend en goedgekeurd door de eigenaar zelf, niet door ons.
4
bewust niet getekend
Processen waar het nieuwe systeem niets aan verandert. Tekenen was daar tijdverlies.
AI
deed het schrijfwerk
Uit de opname van elke workshop maakte AI een eerste versie van de flow. Onze uren gingen naar luisteren en nakijken, niet naar tekenen. Dat maakt het sneller, en dus goedkoper.
01 · De startsituatie
Een goed ontwerp, maar geen beeld van het geheel.
Het project had een functioneel ontwerp en een leverancier die wist wat hij moest bouwen. Wat ontbrak, was een beeld van hoe het werk vandaag echt loopt.
B
De kennis zit bij een paar mensen.
Wie wat wanneer doet, wisten de mensen op de vloer en in de administratie. Op papier stond het niet.
C
Veel loopt via Excel.
Planning, lotnummers en certificaten werden met de hand bijgehouden en doorgegeven. Wat het nieuwe systeem daarvan zou overnemen, was niet duidelijk.
Walter Swaenepoel als programmamanager van Make IT So, op de stuurgroep
Wat heb ik al te veel gezien in het verleden? Dat zo'n project opstart en dat er niet naar de processen gekeken wordt.
02 · De aanpak
Per proces één eigenaar, één workshop en één flow op papier.
Geen zwaar model. Wel een vaste werkwijze die de mensen op de vloer meteen herkenden.
Week 1
Alles oplijsten
We maakten een lijst van alle processen, vierentwintig in totaal, en zochten voor elk proces één eigenaar bij de klant. Die eigenaar keurt de flow achteraf goed, niet wij.
Week 1 tot 4
Luisteren en opnemen
Per proces een workshop met de eigenaar en de mensen die het werk doen. We namen de gesprekken op. AI zette de opname om in een eerste versie van de flow, en wij werkten die uit. Zo ging de tijd naar luisteren en niet naar tekenen.
Week 2 tot 4
Op papier doorlopen
Elke flow werd uitgeprint en stap voor stap met de eigenaar doorlopen. Wat niet klopte, werd ter plaatse aangeduid en opnieuw getekend, tot de eigenaar zei dat het klopte.
Daarna
Gebruiken, niet archiveren
Per proces bepaalden we hoe groot de impact van het nieuwe systeem was. Open punten werden werk voor de leverancier, en de flows kwamen op één centrale plek, waar iedereen ze kan raadplegen.
Wat je pas ziet als je het tekent
Een ontwerp beschrijft wat de software moet doen. Een flow toont hoe het werk vandaag loopt. Pas als je de twee naast elkaar legt, zie je waar ze botsen. Een paar voorbeelden:
Een stap stond in de verkeerde volgorde. In het ontwerp werd de voorraad afgeboekt voor de papieren klaar waren. In de praktijk is het andersom: pas als alle documenten in orde zijn, wordt er afgeboekt. Ook de planning van het transport bleek vooraan te horen, niet achteraan.
Een geblokkeerde partij was maar half geblokkeerd. Werd een partij in het ene systeem geblokkeerd, dan gebeurde dat niet automatisch in het andere. In deze branche is dat geen detail.
Een flow die niemand herkende. De manier waarop artikelgegevens tussen de systemen liepen, was verkeerd getekend. Dat zie je pas als de mensen die ermee werken de flow lezen. Hij werd opnieuw getekend.
Nieuwe scope, bewust geparkeerd. Tijdens de workshops dook een registratie op waar het ontwerp geen rekening mee hield. De stuurgroep besliste om die bewust naar later te verschuiven, in plaats van ze ongemerkt mee te nemen.
03 · De rolverdeling
Wat wij deden. Wat de klant deed.
Wij brachten de werkwijze en het schrijfwerk. De kennis en het laatste woord bleven bij de klant.
Wat wij deden
De structuur en het schrijfwerk.
- Alles oplijsten en verdelenDe lijst van processen, de eigenaars en de planning van de workshops.
- De flows makenWorkshops leiden, opnemen, de flows uitwerken en bijwerken na elke ronde.
- Opvolgen tot het af isImpact per proces bepalen, open punten doorgeven aan de leverancier en de flows centraal beschikbaar maken.
Wat de klant deed
De kennis en het laatste woord.
- De proceseigenaarsVoor elk proces één persoon die het werk kent en de flow goedkeurt.
- Tijd vrijmakenMensen van de vloer, de administratie en de expeditie namen deel aan de workshops, naast hun gewone werk.
04 · Het resultaat
Flows die vandaag nog gebruikt worden.
De flows bleven niet in een map zitten. Het systeem is intussen in gebruik, en de flows dienen als basis voor de tests, voor de opleiding van nieuwe mensen en als informatie voor partners en leveranciers.
“Dat kwam uit de flows naar boven. Een collega verwachtte iets dat nooit in de specificaties stond en dus ook nooit gebouwd was. Zo zagen we meteen het verschil tussen wat we gevraagd hadden en wat de werkvloer verwachtte.”
BP
Belgische producent
IT-verantwoordelijke
19 van 24
Processen in kaart in vier weken