A
Het proces zit in de hoofden van een paar mensen.
Zolang alles goed loopt, merk je het niet. Maar valt iemand weg of komt er een nieuwe collega bij, dan blijkt hoeveel kennis nergens vastligt.
Bedrijfsprocessen in kaart brengen
Eerst je processen helder, dan pas digitaliseren.
Veel KMO's kopen software bovenop een manier van werken die niemand helemaal overziet. Wij brengen samen met jou je bedrijfsprocessen in kaart, als onafhankelijke partner, zodat je weet wat je moet aanpakken voor je iets aankoopt.
01 · Herken je dit?
Waarom je processen in kaart brengen loont.
Vier situaties waarin KMO's ons bellen. Herken je er een, dan is dit het juiste vertrekpunt.
B
Iedereen doet het net iets anders.
Zonder gedeeld beeld ontstaan er varianten van hetzelfde proces. Dat kost dubbel werk en maakt fouten moeilijk te herleiden.
C
Niemand ziet het geheel, alleen het eigen stuk.
Elke afdeling kent haar deel, maar waar het proces overspringt van de ene naar de andere loopt het vaak vast. Net daar zit de winst.
D
Je wil digitaliseren, maar niet wat je precies moet vastleggen.
Software bouwt voort op je proces. Is dat proces onduidelijk, dan automatiseer je de chaos in plaats van ze op te lossen.
02 · Hoe we het aanpakken
Van losse kennis naar één gedeeld procesbeeld.
Geen zwaar model, wel een pragmatische aanpak die je team meteen herkent. Zo doen we het samen.
Stap 1
Samen aan tafel
We zetten een kleine groep mensen bij elkaar die het werk echt doen. Zij kennen de praktijk, wij stellen de vragen die het geheel zichtbaar maken.
Stap 2
Eenvoudig tekenen
Per proces een handvol stappen, niet meer. Voor elke stap leggen we vast wat ze in gang zet, wat ze oplevert en wie ze bezit.
Stap 3
Eén gedeeld beeld
Het klopt pas als iedereen hetzelfde plaatje herkent. Dat voorkomt discussies over definities en legt de knelpunten op dezelfde plek bloot.
Stap 4
Kiezen wat telt
We kiezen samen een paar ingrepen met grote impact, in plaats van alles tegelijk. Pas daarna komt de vraag welke tools echt waarde toevoegen.
03 · Onze aanpak
Een werkbare tekening, geen procesboek in een la.
Hieronder lees je wat we wel doen en wat we bewust laten.
Wel
Een overzichtelijke tekening die je team herkent en gebruikt.
Niet
Een dik procesboek met notaties die na een maand niemand meer openslaat.
Wel
Eerst begrijpen hoe je werkt, dan pas kijken naar oplossingen.
Niet
Software kopen bovenop een proces dat niemand helemaal doorziet.
Wel
Onafhankelijk advies over wat je nodig hebt.
Niet
Een aanpak die toevallig altijd uitkomt bij één leverancier.
04 · Veelgestelde vragen
Wat KMO's ons hierover vragen.
Mis je er een? Bel of mail. We antwoorden zonder verkooppraat.
Andere vraag? Plan een gesprek
Welke methode gebruiken jullie?
Geen zwaar model. Een eenvoudige tekening die klopt en die je team herkent, is belangrijker dan een perfect diagram. Helpt een lichte notatie, dan gebruiken we die, maar het gedeelde beeld is het doel.
Hoe lang duurt dat?
Een eerste procesbeeld staat er vaak na een paar sessies. Complexere trajecten lopen langer, maar je hebt snel iets bruikbaars in handen.
Wij zijn een klein team. Is dit niet overkill?
Juist niet. Bij een klein team zit veel kennis in enkele hoofden. Die vastleggen is precies wat je beschermt als iemand wegvalt of je nieuwe mensen inwerkt.
Wat is de link met digitaliseren?
Dit is de stap vóór de software. Wie eerst zijn processen begrijpt, kiest daarna gerichter en vermijdt dure misaankopen. Zie ook onze aanpak van digitale transformatie.
Verkopen jullie zelf software?
Neen en dat is bewust. Wij verdienen niets aan de tools die je uiteindelijk kiest, dus ons advies dient alleen jouw belang.
05 · Hoe dat er uitziet
24 processen in kaart, met AI als schrijfhulp.
Een Belgische producent stapte over op een nieuw ERPEén systeem dat je kernprocessen zoals voorraad, boekhouding en orders samenbrengt.- en magazijnsysteem, maar niemand had de processen van begin tot eind uitgetekend. Per proces hielden we een workshop met de eigenaar. AI maakte uit de opname een eerste versie van de flow, die we daarna uitgeprint met de eigenaar doorliepen. In vier weken lagen er negentien goedgekeurde flows.
“Dat kwam uit de flows naar boven. Een collega verwachtte iets dat nooit in de specificaties stond en dus ook nooit gebouwd was. Zo zagen we meteen het verschil tussen wat we gevraagd hadden en wat de werkvloer verwachtte.”
BP
Belgische producent
IT-verantwoordelijke
19 van 24
Processen in vier weken
Plan een gratis gesprek en we tonen je waar je best begint.
Klaar om je processen eindelijk helder te krijgen?
Of bekijk eerst hoe we werken