A
Le système est conçu, mais correspond-il à notre façon de travailler ?
La conception décrivait ce que le logiciel devait faire. Comment une commande traverse l'entreprise de bout en bout n'était écrit nulle part.
Cas · Producteur belge
L'IA a fait le travail de rédaction, les personnes ont décidé du contenu.
Un producteur belge passait à un nouveau système ERPEén systeem dat je kernprocessen zoals voorraad, boekhouding en orders samenbrengt. et de gestion d'entrepôt. La conception était prête, mais personne n'avait dessiné les processus de bout en bout. Avec l'IA comme aide à la rédaction, nous en avons cartographié dix-neuf sur vingt-quatre en quatre semaines, avec les personnes qui les exécutent chaque jour.
Les chiffres
Cartographié plus vite, et donc moins cher.
24
processus répertoriés
De la réception à l'expédition, chacun avec un seul responsable chez le client.
20
processus dessinés
Dix-neuf d'entre eux étaient prêts après quatre semaines, dessinés et approuvés par leur responsable lui-même, pas par nous.
4
volontairement non dessinés
Des processus que le nouveau système ne change pas. Les dessiner aurait été une perte de temps.
AI
a fait le travail de rédaction
À partir de l'enregistrement de chaque atelier, l'IA a produit une première version du flux. Nos heures sont allées à l'écoute et à la relecture, pas au dessin. C'est plus rapide, et donc moins cher.
01 · La situation de départ
Une bonne conception, mais pas de vue d'ensemble.
Le projet avait une conception fonctionnelle et un fournisseur qui savait ce qu'il devait construire. Ce qui manquait, c'était une image de la manière dont le travail se déroule réellement aujourd'hui.
B
Le savoir est entre les mains de quelques personnes.
Qui fait quoi et quand, les personnes à l'atelier et à l'administration le savaient. Sur papier, rien n'était écrit.
C
Beaucoup de choses passent par Excel.
La planification, les numéros de lot et les certificats étaient suivis et transmis à la main. Ce que le nouveau système en reprendrait n'était pas clair.
Walter Swaenepoel, gestionnaire de programme chez Make IT So, au comité de pilotage
Qu'ai-je vu trop souvent par le passé ? Qu'un tel projet démarre sans que personne ne regarde les processus.
02 · L'approche
Par processus, un responsable, un atelier et un flux sur papier.
Pas de modèle lourd. Une méthode fixe que les personnes sur le terrain ont tout de suite reconnue.
Semaine 1
Tout répertorier
Nous avons dressé la liste de tous les processus, vingt-quatre au total, et cherché pour chacun un responsable chez le client. C'est ce responsable qui approuve le flux ensuite, pas nous.
Semaines 1 à 4
Écouter et enregistrer
Pour chaque processus, un atelier avec le responsable et les personnes qui font le travail. Nous avons enregistré les échanges. L'IA a transformé l'enregistrement en une première version du flux, que nous avons ensuite élaborée. Le temps est ainsi allé à l'écoute, pas au dessin.
Semaines 2 à 4
Parcourir sur papier
Chaque flux a été imprimé et parcouru étape par étape avec le responsable. Ce qui n'allait pas était annoté sur place et redessiné, jusqu'à ce que le responsable dise que c'était juste.
Ensuite
Utiliser, pas archiver
Pour chaque processus, nous avons déterminé l'impact du nouveau système. Les points ouverts sont devenus du travail pour le fournisseur, et les flux ont été réunis à un seul endroit central, où chacun peut les consulter.
Ce que l'on ne voit qu'en dessinant
Une conception décrit ce que le logiciel doit faire. Un flux montre comment le travail se déroule aujourd'hui. Ce n'est qu'en mettant les deux côte à côte que l'on voit où ils se heurtent. Quelques exemples :
Une étape était dans le mauvais ordre. Dans la conception, le stock était sorti avant que les documents soient prêts. En pratique, c'est l'inverse : on ne sort le stock que lorsque tous les documents sont en ordre. La planification du transport devait elle aussi venir au début, pas à la fin.
Un lot bloqué n'était qu'à moitié bloqué. Quand un lot était bloqué dans un système, il ne l'était pas automatiquement dans l'autre. Dans ce secteur, ce n'est pas un détail.
Un flux que personne ne reconnaissait. La manière dont les données articles circulaient entre les systèmes avait été mal dessinée. On ne le voit que lorsque les personnes qui y travaillent lisent le flux. Il a été redessiné.
Un nouveau périmètre, volontairement mis de côté. Pendant les ateliers est apparu un enregistrement dont la conception ne tenait pas compte. Le comité de pilotage a décidé de le reporter volontairement à plus tard, plutôt que de l'intégrer sans que personne ne le remarque.
03 · La répartition des rôles
Ce que nous avons fait. Ce que le client a fait.
Nous avons apporté la méthode et le travail de rédaction. Le savoir et le dernier mot sont restés chez le client.
Ce que nous avons fait
La structure et le travail de rédaction.
- Tout répertorier et répartirLa liste des processus, les responsables et le planning des ateliers.
- Réaliser les fluxAnimer les ateliers, enregistrer, élaborer les flux et les mettre à jour après chaque tour.
- Suivre jusqu'au boutDéterminer l'impact par processus, transmettre les points ouverts au fournisseur et rendre les flux disponibles à un endroit central.
Ce que le client a fait
Le savoir et le dernier mot.
- Les responsables de processusPour chaque processus, une personne qui connaît le travail et approuve le flux.
- Libérer du tempsDes personnes de l'atelier, de l'administration et de l'expédition ont participé aux ateliers, en plus de leur travail habituel.
04 · Le résultat
Des flux toujours utilisés aujourd'hui.
Les flux ne sont pas restés dans un classeur. Le système est désormais en service, et les flux servent de base aux tests, à la formation des nouveaux collaborateurs et d'information pour les partenaires et les fournisseurs.
“C'est ressorti des flux. Un collègue attendait quelque chose qui n'avait jamais figuré dans les spécifications, et qui n'avait donc jamais été construit. Nous avons tout de suite vu l'écart entre ce que nous avions demandé et ce qu'attendait le terrain.”
BP
Producteur belge
Responsable IT
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Des processus cartographiés en quatre semaines
Dessinez d'abord comment le travail se déroule. Appelez-nous une demi-heure.
Un nouveau système est prévu ?
Ou lisez comment nous cartographions les processus