Na 20 jaar IT: waarom de meeste transformaties mislukken (en wat wel werkt)

Laat me beginnen met een eerlijke bekentenis: ik heb meer gefaalde transformatieprojecten gezien dan succesvolle. Na 20 jaar in de IT-wereld, van tester tot program manager, heb ik letterlijk honderden bedrijven zien worstelen met verandering. En telkens weer dezelfde valkuilen.

Samen met Jan begeleid ik Belgische KMO's bij hun digitale transformaties. Niet omdat het makkelijk is - integendeel. Maar omdat ik geloof dat 1+1 gelijk is aan 3, als je het juiste recept hanteert.

Gaandeweg besef ik dat de meeste transformaties mislukken om redenen die niets te maken hebben met technologie. Het gaat over mensen, processen en - jawel - timing. Laat me je vertellen wat ik heb geleerd.

De drie grootste valkuilen die ik heb gezien

1. De technologie-first valkuil

Vorige maand nog sprak ik een KMO-eigenaar die me trots zijn "digitale transformatie" toonde. Een glimmend nieuw ERP-systeem, kostprijs: €150.000. Het probleem? Niemand in zijn team wist ermee om te gaan. Drie maanden na de implementatie werkte iedereen nog steeds met Excel.

"Maar Walter," zei hij, "we zijn toch gedigitaliseerd?"

Nee, je bent niet gedigitaliseerd. Je hebt enkel dure software gekocht. Digitale transformatie begint bij mensen, niet bij systemen. Technologie is slechts het gereedschap - het is de mens die bepaalt of de mayonaise al dan niet pakt.

2. De grote-bedrijf-methode valkuil

Ik zie het keer op keer gebeuren: KMO's die proberen te kopiëren wat multinationals doen. Agile coaches die frameworks aanprijzen die perfect werken voor teams van 200 mensen, maar volledig vastlopen bij organisaties van 20.

Het is alsof je een tweeling probeert op te voeden met de methodes van een internaat. De schaal is compleet verschillend. Een KMO heeft andere dynamieken, kortere lijntjes, meer flexibiliteit. Maar ook andere beperkingen: minder budget, minder specialisten, meer afhankelijkheid van sleutelfiguren.

Wat werkt voor grote organisaties, werkt niet automatisch voor jouw familiebedrijf van 35 mensen.

3. De perfecte plan valkuil

"Walter, we hebben alles tot in detail uitgedacht. Kijk, hier is onze roadmap voor de komende drie jaar."

En dan rol ik die roadmap uit. Twee meter lang. Met 47 verschillende projecten, gekleurd per prioriteit, met afhankelijkheden die eruitzien als een spinnenweb.

Het is prachtig. Het is ook volledig nutteloos.

Want transformatie is geen receptenboek dat je stap voor stap kunt volgen. Het is rijden in de mist naar de zee. Je weet waar je naartoe wilt, maar onderweg ga je obstakels tegenkomen die je nu nog niet ziet. Dan moet je kunnen bijsturen, omzeilen, soms zelfs een andere route nemen. Rij dus niet te snel tot de mist uitklaart!

De plannen die werken zijn eenvoudig genoeg om te begrijpen, flexibel genoeg om aan te passen.

De mayonaise die wel pakte: wat succesverhalen gemeen hebben

Na al die jaren heb ik ook transformaties zien slagen. En telkens weer herken ik dezelfde ingrediënten - net zoals bij mayonaise moet je de juiste elementen in de juiste volgorde combineren.

Ingredient 1: Begin bij je mensen

Bij elke succesvolle transformatie die ik heb begeleid, stond de CEO van bij dag één naast zijn mensen. Niet boven hen, niet tegenover hen, maar naast hen.

"Mensen," zei een klant van ons tijdens de eerste teammeeting, "we gaan dit samen doen. Ja, het wordt uitdagend. Ja, er zal frustratie zijn. Maar we trekken samen aan eenzelfde zeil."

Zes maanden later was zijn transformatie een van de soepelste die ik ooit heb meegemaakt. Niet omdat er geen problemen waren, maar omdat iedereen wist dat ze die samen zouden oplossen.

Ingredient 2: Failing forward

Ik herinner me een project bij een Belgische groothandel. Drie weken na de start bleek hun gekozen aanpak niet te werken. In plaats van door te blijven modderen, stopten we. We evalueerden. We pasten aan.

"Is dit geen tijdverlies, Walter?" vroeg de eigenaar.

"Integendeel," antwoordde ik. "We hebben net drie maanden gewonnen."

Dat is failing forward. Snel fouten maken, snel leren, snel bijsturen. Het alternatief is negen maanden vastzitten in een aanpak waarvan je weet dat hij niet werkt.

Dus probeer zodra je kan, evalueer, stuur bij, evalueer, zet door, ….

Ingredient 3: Organische groei

De beste transformaties groeien als een boom. Niet als een gebouw. Je bouwt geen transformatie van de grond af op volgens een blauwdruk. Je laat hem groeien vanuit wat er al is, stap voor stap, met respect voor wat werkt.

Een van onze klanten wilde zijn hele bedrijfsvoering digitaliseren. In plaats van alles tegelijk aan te pakken, zijn we begonnen met hun pijnpunt nummer één: offerte-opvolging. Een klein systeem, een klein team, een klein succes. Maar wel zichtbaar voor iedereen.

Zes maanden later kwam het team bij ons met de vraag: "Walter, kunnen we dit ook doen voor onze factuuropvolging?" De transformatie was organisch gegroeid. Van binnenuit.

Hoe ziet optimaal resultaat behalen eruit?

Na 20 jaar heb ik geleerd dat succesvolle transformatie eigenlijk heel simpel is. Niet makkelijk - maar wel simpel.

Stap 1: Begin met luisteren
Voordat je ook maar één systeem installeert, ga samenzitten met de betrokkenen. Wat frustreert hen? Waar verliezen ze tijd? Wat zouden ze willen veranderen als ze een toverstokje hadden?

Stap 2: Kies één pijnpunt
Niet vijf. Niet drie. Één. Het belangrijkste, het meest zichtbare, het meest haalbare. Los dat op.

Stap 3: Zorg voor wins
Binnen drie maanden moet iedereen in het bedrijf kunnen zeggen: "Oh ja, dat project van Walter. Dat werkt inderdaad beter nu."

Stap 4: Bouw voort op succes
Pas als stap drie werkt, ga je naar de volgende uitdaging. Niet eerder.

Stap 5: Herhaal
Transformatie is geen project. Het is een manier van werken.

Een laatste gedachte

Zeven jaar geleden werd ik geconfronteerd met mijn eigen transformatie. Een tumor die mijn leven ondersteboven zette. En weet je wat ik leerde tijdens mijn herstel?

Alles komt in orde met tijd en boterhammen.

Niet met stress. Niet met haast. Niet met perfecte plannen. Maar met geduld, stap voor stap, en het vertrouwen dat je op de juiste weg bent. En vul dat aan met volharding om te doen wat nodig is. Stap voor stap in de juiste richting.

Hetzelfde geldt voor je bedrijf. Transformatie is geen sprint. Het is een marathon die je met je team loopt. En de teams die samen finishen, zijn de teams die samen zijn gestart.

Herken je dit?

Als je dit leest en denkt "Dat klinkt als ons bedrijf," dan ben je niet alleen. Bijna elke KMO die we begeleiden, heeft dezelfde uitdagingen. De vraag is: ben je klaar om het anders aan te pakken?

Bij Make IT So helpen we Belgische KMO's om transformatie te doen op een menselijke manier. Zonder poespas, zonder onmogelijke beloftes, maar wel met de ervaring en de methodiek die werkt.

Want ik geloof nog steeds dat 1+1 gelijk is aan 3. Als je de juiste ingrediënten combineert.

Benieuwd hoe jouw transformatie eruitziet? Laten we praten. Geen verplichtingen, geen verkooppraatje. Gewoon een gesprek tussen ondernemers die begrijpen waar je mee bezig bent.