Hoe pak je digitalisering aan als KMO?
De meeste digitaliseringsprojecten mislukken niet door de gekozen software, maar door een gebrek aan regie. Wie begint bij een tool in plaats van bij het probleem, bouwt iets dat niemand gebruikt. Deze aanpak vertrekt van waar het echt klemt.
Jan en Walter, van eerste gesprek tot oplevering.
Van het probleem tot de uitvoering.
Vier stappen die je in volgorde doorloopt. Elke stap bouwt op de vorige, zodat je pas software kiest als je weet waarvoor.
Begin bij het probleem en breng je werking in kaart
Voor je een pakket bekijkt, is het beter om te weten waar je vandaag tijd verliest. Op welke plek moeten mensen dezelfde gegevens twee keer intikken, waar wacht een order op een goedkeuring die per e-mail rondgaat, en welke vraag van een klant kost jouw team elke keer een half uur zoeken? Kies één concreet doel dat je binnen enkele maanden wil halen, bijvoorbeeld een offerte die op één dag buiten gaat in plaats van op drie. Breng daarna jouw huidige werking in kaart, want de meeste bedrijven weten minder over hun eigen processen dan ze denken. Volg een order of een dossier van begin tot einde en schrijf op welke stappen er echt gebeuren, wie ze doet en waar het blijft hangen. Kijk daarbij ook naar de e-mails die eigenlijk een proces zijn en naar de Excel-bestanden waar iedereen van afblijft omdat niemand nog weet hoe ze werken. Die kaart hoeft niet mooi te zijn, ze moet kloppen. Ze laat zien wat je wil bewaren en wat je wil veranderen voor je een letter software koopt.
Maak een plan met een volgorde en een prijs
Een goed plan zegt niet alleen wat er moet gebeuren, maar ook in welke volgorde en wat elke stap ongeveer kost. Begin bij de stap die het meeste oplevert of het meeste in de weg zit, en bouw van daaruit verder. Zet het op papier in taal die jouw team snapt en jouw partners respecteren, zonder vaktermen die alleen de leverancier begrijpt. Zo kan je op elk moment beslissen om door te gaan of te wachten, en weet je waar het geld naartoe gaat voor je het uitgeeft.
Een plan met een volgorde is geen papierwerk. Het is wat jou de rust geeft om te stoppen wanneer het even niet uitkomt en later verder te gaan.
JanBetrek jouw mensen van bij het begin
Technologie werkt pas als jouw team ermee overweg kan. Wie het systeem elke dag gebruikt, weet het vroegst waar het knelt, dus vraag die mensen mee te denken voor er iets vastligt. Leg uit waarom er iets verandert en wat het hen oplevert, niet alleen wat ze anders moeten doen. Voorzie tijd om te oefenen en iemand die vragen opvangt in de eerste weken. Een pakket dat niemand gebruikt, is duurder dan geen pakket.
Voer uit met iemand aan het stuur
Zodra er meerdere partners aan meewerken, heb je iemand nodig die het geheel bewaakt. Eén aanspreekpunt dat de planning bijhoudt, één rapportering die zegt waar het staat en één plek waar knopen worden doorgehakt. Zonder die rol wijzen partners naar elkaar zodra er iets fout loopt en verdwijnt de scope stilletjes. Die iemand kan jouw interne projectleider zijn, of een externe partij die de partners aanstuurt zodat ze als één team leveren, zoals in onze aanpak. Belangrijk is dat de rol ingevuld is, niet door wie.
Vragen die vaak terugkomen bij digitalisering.
Staat jouw vraag er niet bij? Bel of mail ons, dan antwoorden we zonder verkooppraat.
Andere vraag? Bel een half uur
Moet ik eerst software kiezen?
Nee. Begin bij het probleem dat je wil oplossen en de volgorde waarin je het aanpakt. De keuze van de software volgt daaruit. Wie omgekeerd werkt, koopt een pakket en probeert er achteraf zijn werking in te wringen. Dat kost meer tijd en geld dan wanneer je eerst weet wat je nodig hebt.
Hoelang duurt digitalisering voor een KMO?
Dat hangt af van de omvang, maar reken voor een concreet project op enkele maanden tot ongeveer een jaar. Werk in fases van drie tot zes maanden met een duidelijk resultaat per fase, in plaats van in één groot project van twee jaar. Zo zie je vroeg of je op de goede weg zit en kan je na elke fase beslissen om door te gaan of bij te sturen.
Wat kost digitaliseren als KMO?
Er is geen vast bedrag, want het hangt af van wat je wil bereiken en van welke systemen er al staan. Kijk niet alleen naar de licentie- of ontwikkelkost, maar ook naar de tijd van jouw eigen team en naar het onderhoud nadien. Een plan met een volgorde laat toe om te starten met de stap die het meeste oplevert en de rest te spreiden, zodat de kost mee-groeit met wat het je opbrengt.
Heb ik een externe partij nodig?
Niet altijd. Als je één partner hebt en intern iemand met de tijd en de kennis om die aan te sturen, kan je het zelf. Zodra meerdere partners samen iets moeten leveren en niemand het overzicht heeft, is een externe regie-partij vaak het verschil tussen een traject dat vooruitgaat en een dat blijft hangen. Kies je voor externe hulp, kijk dan naar onafhankelijke begeleiding, zodat het advies dat je krijgt niet vastzit aan een pakket dat iemand jou wil verkopen. De vraag is niet of je hulp nodig hebt, maar of de regie-rol intern ingevuld is.
Doe de gratis quickscan en je weet binnen tien minuten waar het klemt.