Comment aborder la numérisation dans une PME ?
La plupart des projets de numérisation n'échouent pas à cause du logiciel choisi, mais faute de pilotage. Qui commence par un outil plutôt que par le problème construit quelque chose que personne n'utilise. Cette approche part de là où ça coince vraiment.
Jan et Walter, du premier entretien jusqu'à la livraison.
Du problème jusqu'à l'exécution.
Quatre étapes à suivre dans l'ordre. Chacune s'appuie sur la précédente, pour que vous ne choisissiez un logiciel qu'une fois que vous savez à quoi il doit servir.
Partez du problème et cartographiez votre fonctionnement
Avant de regarder un progiciel, mieux vaut savoir où vous perdez du temps aujourd'hui. Où les gens doivent-ils saisir deux fois les mêmes données, où une commande attend-elle une approbation qui circule par e-mail, et quelle question d'un client coûte chaque fois une demi-heure de recherche à votre équipe ? Choisissez un objectif concret à atteindre en quelques mois, par exemple une offre envoyée en un jour au lieu de trois. Cartographiez ensuite votre fonctionnement actuel, car la plupart des entreprises en savent moins sur leurs propres processus qu'elles ne le pensent. Suivez une commande ou un dossier du début à la fin et notez les étapes qui se passent vraiment, qui s'en charge et où ça bloque. Regardez aussi les e-mails qui sont en réalité un processus, et les fichiers Excel auxquels personne n'ose toucher parce que plus personne ne sait comment ils fonctionnent. Cette carte n'a pas besoin d'être belle, elle doit être juste. Elle montre ce que vous voulez garder et ce que vous voulez changer avant d'acheter la moindre ligne de logiciel.
Faites un plan avec un ordre et un prix
Un bon plan ne dit pas seulement ce qui doit se faire, mais aussi dans quel ordre et ce que coûte à peu près chaque étape. Commencez par l'étape qui rapporte le plus ou qui bloque le plus, et construisez à partir de là. Mettez-le par écrit dans une langue que votre équipe comprend et que vos partenaires respectent, sans jargon que seul le fournisseur comprend. Vous pouvez ainsi décider à tout moment de continuer ou d'attendre, et vous savez où va l'argent avant de le dépenser.
Un plan avec un ordre n'est pas de la paperasse. C'est ce qui vous donne la sérénité de vous arrêter quand ce n'est pas le moment, et de reprendre plus tard.
JanImpliquez vos équipes dès le départ
La technologie ne fonctionne que si votre équipe sait s'en servir. Ceux qui utilisent le système chaque jour savent les premiers où ça coince : demandez-leur de réfléchir avec vous avant que quoi que ce soit ne soit figé. Expliquez pourquoi quelque chose change et ce que cela leur apporte, pas seulement ce qu'ils doivent faire autrement. Prévoyez du temps pour s'exercer et quelqu'un qui répond aux questions les premières semaines. Un progiciel que personne n'utilise coûte plus cher que pas de progiciel du tout.
Exécutez avec quelqu'un au volant
Dès que plusieurs partenaires y contribuent, il vous faut quelqu'un qui veille sur l'ensemble. Un seul interlocuteur qui tient le planning, un seul reporting qui dit où l'on en est et un seul endroit où les nœuds sont tranchés. Sans ce rôle, les partenaires se renvoient la balle dès que quelque chose tourne mal et le périmètre dérive en silence. Ce peut être votre chef de projet interne, ou une partie externe qui pilote les partenaires pour qu'ils livrent comme une seule équipe, comme dans notre approche. L'important est que le rôle soit tenu, pas par qui.
Les questions qui reviennent souvent sur la numérisation.
Votre question n'y figure pas ? Appelez-nous ou écrivez-nous, et nous répondons sans discours commercial.
Une autre question ? Appelez-nous une demi-heure
Dois-je d'abord choisir un logiciel ?
Non. Partez du problème que vous voulez résoudre et de l'ordre dans lequel vous l'abordez. Le choix du logiciel en découle. Qui fait l'inverse achète un progiciel et essaie ensuite d'y faire entrer son fonctionnement. Cela coûte plus de temps et d'argent que si vous savez d'abord ce dont vous avez besoin.
Combien de temps dure la numérisation pour une PME ?
Cela dépend de l'ampleur, mais pour un projet concret, comptez de quelques mois à environ un an. Travaillez par phases de trois à six mois avec un résultat clair par phase, plutôt qu'en un seul grand projet de deux ans. Vous voyez ainsi tôt si vous êtes sur la bonne voie et pouvez décider après chaque phase de continuer ou d'ajuster.
Combien coûte la numérisation pour une PME ?
Il n'y a pas de montant fixe, car cela dépend de ce que vous voulez atteindre et des systèmes déjà en place. Ne regardez pas seulement le coût de licence ou de développement, mais aussi le temps de votre propre équipe et la maintenance ensuite. Un plan avec un ordre permet de commencer par l'étape qui rapporte le plus et d'étaler le reste, pour que le coût grandisse avec ce que cela vous rapporte.
Ai-je besoin d'une partie externe ?
Pas toujours. Si vous avez un seul partenaire et quelqu'un en interne avec le temps et l'expertise pour le piloter, vous pouvez le faire vous-même. Dès que plusieurs partenaires doivent livrer quelque chose ensemble et que personne n'a la vue d'ensemble, un pilotage externe fait souvent la différence entre un projet qui avance et un projet qui s'enlise. Si vous optez pour une aide externe, regardez du côté d'un accompagnement indépendant, pour que le conseil que vous recevez ne soit pas lié à un progiciel que quelqu'un veut vous vendre. La question n'est pas de savoir si vous avez besoin d'aide, mais si le rôle de pilotage est tenu en interne.
Faites le quickscan gratuit et vous saurez en dix minutes où ça coince.