Glossaire · Processus et structure
Dématérialisation
Transformer une information papier en fichier numérique. Le bon de livraison devient un PDF, mais le travail lui-même ne change pas.
La dématérialisation est la première étape, et la plus simple : vous transformez une information qui se trouve sur papier en fichier numérique. Le bon de livraison que le client signe est scanné et conservé en PDF. L'information est désormais numérique, mais le travail lui-même ne change pas. Quelqu'un remplit toujours le même bon, et au bureau, quelqu'un le retape toujours pour établir la facture.
Dématérialisation, numérisation et transformation numérique
Ces trois mots se ressemblent et sont souvent confondus, mais ils décrivent trois étapes différentes. La dématérialisation porte sur l'information : ce qui était sur papier devient un fichier. La numérisationTransformer des processus papier ou manuels en processus numériques. porte sur le processus : le bon ne circule plus sur papier ni en PDF, il passe par un système dans lequel vous ne saisissez les données qu'une seule fois. La transformation numériqueFaire travailler votre organisation plus intelligemment grâce à la technologie, non pas comme un projet IT, mais comme une manière de travailler. va encore un pas plus loin et revoit la manière de travailler elle-même.
Ce que vous y gagnez, et ce que vous n'y gagnez pas
La dématérialisation est certainement utile. Vous retrouvez plus vite vos documents, vous en perdez moins et vos archives n'occupent plus d'armoires. Mais si vous vous attendez à avoir moins de travail, vous serez déçu : retaper un PDF prend autant de temps que retaper un bon papier. Le gain de temps et la réduction des erreurs n'arrivent que lorsque vous numérisez aussi le processus.
