Realistische tijdlijn voor digitalisering: waarom KMO's systematisch te optimistisch plannen
Laat me beginnen met een gesprek dat ik vorige week had met de CEO van een Gentse KMO. "Walter," zei hij, "we willen ons CRM-systeem volledig vernieuwen. Hoeveel tijd hebben we nodig? Drie maanden?" Ik keek hem aan en dacht: hier gaan we weer.
In mijn 20 jaar ervaring in IT-projecten, van software testing tot program management bij Make IT So, heb ik dit patroon ontelbare keren gezien. KMO's schatten hun digitaliseringsprojecten gemiddeld 40% te optimistisch in. Niet omdat ze naïef zijn, maar omdat ze de onzichtbare complexiteit onderschatten.
Die Gentse CEO? Na een grondige analyse bleek zijn "drie maanden project" realistisch gezien negen maanden te vergen. Niet omdat we traag zijn, maar omdat echte transformatie tijd nodig heeft.
De planning-tijd-illusie waar elke KMO in trapt
Gaandeweg besef ik dat het probleem altijd hetzelfde is: ondernemers denken in systeem-tijd, niet in mens-tijd. Ze zien de technische implementatie, maar vergeten dat digitalisering eigenlijk change management is met een IT-component erbovenop.
Een voorbeeld uit de praktijk. Een Antwerpse groothandel wilde hun voorraadbeheersysteem digitaliseren. De software installeren? Twee weken. Het team leren ermee werken? Vier weken. Maar het proces aanpassen zodat het écht werkt binnen hun bestaande workflow? Drie maanden.
Die laatste stap vergeten de meeste KMO's volledig in hun planning.
De drie onzichtbare tijdvreters:
Datamigratie en -cleaning: Wat je denkt dat twee dagen duurt, kost gemakkelijk drie weken. Jullie huidige data is waarschijnlijk rommeliger dan je denkt, met inconsistente formaten, duplicate entries, en verouderde informatie die eerst opgeschoond moet worden.
Team adoptie: Niet iedereen heeft hetzelfde tempo. Je hebt altijd een groep early adopters die enthousiast meegaan, een grote middenmoot die tijd nodig heeft, en enkelen die fundamentele weerstand hebben. Die laatste groep kan je project maanden vertragen als je er geen rekening mee houdt.
Procesoptimalisatie: Nieuwe systemen dwingen je om processen te hertekenen. Wat eerst "gewoon zo ging" moet nu gestructureerd, logisch en herhaalbaar worden. Dat vraagt denktijd en meerdere iteraties.
De realistische planning-methode die écht werkt
Na twintig jaar trial and error, hanteer ik nu wat ik de "3x2 regel" noem:
Stap 1: Start met je instinctieve inschatting
Wat denk je dat het gaat kosten aan tijd? Schrijf dat getal op.
Stap 2: Vermenigvuldig met drie
Voor de technische implementatie alleen. Dit compenseert voor de onverwachte complexiteiten die altijd opduiken.
Stap 3: Tel daar nogmaals de helft bij op
Voor change management, training, en de menselijke kant van de transformatie.
"Als we dit in één keer hadden gedaan, waren we waarschijnlijk na vier maanden gestopt uit frustratie. Nu hebben we na een jaar een systeem dat écht werkt, en een team dat er trots op is."
Die Gentse CEO waar ik mee begon? Zijn oorspronkelijke inschatting was drie maanden. 3 x 3 = 9 maanden voor technisch. Plus 4,5 maand voor menselijk = 13,5 maanden. We hebben het project opgeknipt in fases en zijn gestart met een proof of concept van drie maanden. Nu, acht maanden later, rollen we fase twee uit en alles loopt volgens planning.
Waarom gefaseerde uitrol jouw redding is
Hier is waar de meeste KMO's de fout ingaan: ze willen alles tegelijk. Begrijpelijk, want de huidige situatie frustreert, maar het is een recept voor disaster.
De intelligente aanpak:
Fase 1 - Proof of Concept (25% van de functionaliteit, 2-3 maanden)
Kies het meest kritieke onderdeel van je proces. Test de nieuwe aanpak op kleine schaal, met je meest flexibele teamleden. Leer van de kinderziektes zonder dat je hele organisatie eronder lijdt.
Fase 2 - Core Implementation (50% van de functionaliteit, 3-4 maanden)
Breid uit naar je hoofdproces, maar nog steeds met een beperkte scope. Nu heb je al ervaring, een werkend systeem, en vertrouwen opgebouwd bij je team.
Fase 3 - Full Rollout (100% van de functionaliteit, 2-3 maanden)
De laatste modules en integraties. Op dit punt kent je team het systeem al, de processen zijn getest, en je kunt focussen op optimalisatie.
De verborgen kosten die niemand je vertelt
Laat me duidelijk zijn: het gaat niet alleen om tijd, maar ook om geld. Belgische KMO's onderschatten de totale cost of ownership van digitaliseringsprojecten gemiddeld met 35%.
Wat de meeste budgetten vergeten:
Tijdelijke oplossingen (€2.000-€5.000): Tijdens de overgangsfase heb je vaak parallelle systemen die draaien. Dat betekent dubbele licentiekosten, extra beveiliging, en tijdelijke koppelingen.
Extra training (€3.000-€8.000): De initiële training is meestal niet genoeg. Reken op follow-up sessies, individuele coaching voor bepaalde teamleden, en externe workshops om het volledige potentieel te benutten.
Procesherontwerp (€5.000-€15.000): Je bestaande processen passen zelden naadloos in nieuwe systemen. Het redesignen van workflows, het opstellen van nieuwe procedures, en het documenteren daarvan kost tijd van je duurste mensen.
Voor een typische KMO-digitalisering van €50.000 kom je realistisch gezien uit op €65.000-€70.000 all-in. Niet om je af te schrikken, maar om je voor te bereiden.
Hoe weet je of je planning realistisch is?
Na al die jaren herken ik de waarschuwingssignalen van onrealistische planningen:
Red flags:
• "We willen het voor het einde van dit kwartaal live hebben"
• "Het is gewoon een simpele vervanger van ons huidige systeem"
• "We hebben geen tijd voor training, het moet intuïtief zijn"
• "De leverancier zegt dat het plug-and-play is"
Green flags:
• "We hebben budget vrijgemaakt voor onverwachte zaken"
• "Ons team weet dat er een leerproces aan komt"
• "We starten klein en bouwen geleidelijk uit"
• "We hebben een interne projectcoördinator aangesteld"
De planning-checklist die ik altijd gebruik
Maand 1-2: Foundation
• Requirements analyse (niet wat je wilt, maar wat je écht nodig hebt)
• Leverancier selectie (niet de goedkoopste, maar de best passende)
• Project setup (wie doet wat, wanneer, met welke verantwoordelijkheden)
Maand 3-5: Implementation
• System setup en configuratie
• Data migratie en cleaning
• Initiële team training
Maand 6-8: Optimization
• Proces fine-tuning op basis van eerste ervaringen
• Advanced training en power-user certificering
• Performance monitoring en bijsturingen
Maand 9-12: Stabilization
• Full rollout naar alle gebruikers
• Documentatie finalisering
• Success measurement en ROI-evaluatie
Anderzijds, elk project is anders. Een eenvoudige CRM-implementatie kan sneller, een volledig ERP-systeem duurt langer. Het gaat erom dat je realistisch plant vanuit de complexiteit van jouw specifieke situatie.
Wat nu?
Als je dit verhaal leest en denkt "hier herken ik mezelf in", dan ben je waarschijnlijk klaar voor een realistische kijk op je digitaliseringsplannen. Niet om je af te schrikken, maar om je te helpen succesvol te zijn.
In mijn ervaring hebben KMO's die realistische tijdlijnen hanteren 80% meer kans op projectsucces dan bedrijven die optimistische planningen maken. Het verschil zit hem niet in de snelheid waarmee je start, maar in de kans dat je ook écht finisht.
Want ik geloof nog steeds dat 1+1 gelijk is aan 3, maar dan moeten alle betrokkenen wel samen aan eenzelfde - realistische - planning trekken.
Download de checklist.
Benieuwd hoe jouw digitalisering er realistisch uitziet? Laten we praten. Geen verplichtingen, geen verkooppraatje. Gewoon een eerlijk gesprek over wat het écht gaat kosten aan tijd, geld, en energie.
