Think big, act small - waarom beide digitalisering kampen het mis hebben

Waarom lukt het sommige bedrijven wel om hun digitalisering succesvol af te ronden, terwijl andere KMO's er jaren mee worstelen? Na meer dan twee decenia in de IT-sector, van software testing tot program management, zie ik steeds weer hetzelfde patroon: bedrijven kiezen voor extremen.

Aan de ene kant heb je de "big thinkers" - ondernemers die dromen van een volledig geïntegreerd digitaal ecosysteem. Alles moet connected zijn, alle processen geoptimaliseerd, het liefst gisteren nog. Aan de andere kant zie je de "small steppers" - KMO's die zo voorzichtig zijn dat ze elk digitaal project tot de kleinst mogelijke eenheid reduceren.

Beide kampen missen het punt.

Het probleem met "think big only"

Onlangs zat ik samen met de CEO van een Gentse productiefirma. Ze hadden net een €180.000 ERP-project geannuleerd na 18 maanden ontwikkeling. "We wilden alles in één keer oplossen," vertelde ze. "Van inkoop tot facturatie, van voorraad tot HR. Het werd te complex, te duur, te risicovol."

Dit scenario zie ik te vaak. Bedrijven die denken dat digitalisering een alles-of-niets verhaal is. Die geloven dat je alleen slaagt als je de hele organisatie tegelijk transformeert. Het probleem? Ze onderschatten niet alleen de kostprijs, maar ook de organisatorische impact. Je kunt geen bedrijf van 40 mensen in één keer digitaal revolutioneren zonder dat het ten koste gaat van je dagelijkse operatie.

Het probleem met "act small only"

Anderzijds is er het andere uiterste. Een klant waar we mee werkten - een Antwerpse groothandel - had over drie jaar vijf verschillende kleine IT-projecten uitgevoerd. Een nieuwe website hier, een CRM-pilot daar, een digitale factuurmodule ergens anders. Elk project op zich was een succes, maar ze werkten nog steeds met vijf verschillende systemen die niet met elkaar communiceerden.

"We hebben heel veel kleine oplossingen," zei de operations manager, "maar eigenlijk hebben we nog steeds geen echte digitale strategie. We lossen symptomen op, niet het onderliggende probleem."

Dit is de valkuil van puur incrementeel werken: je mist het grote plaatje. Je eindigt met digitale eilandjes die elk hun eigen waarheid hebben.

De 'specialist generalist' benadering

Gaandeweg besef ik dat succesvolle digitalisering een paradox omvat: je moet tegelijk groot én klein denken. Ik leerde deze "think big, act small" methodiek van mijn ex-collega Johan met wie ik jaren samenwerkte.

Think big betekent: begin met een duidelijke visie van waar je heen wilt. Niet alleen voor dit project, maar voor je hele digitale toekomst. Welke processen wil je over twee jaar automatiseren? Hoe moeten je systemen straks met elkaar praten? Waar liggen je grootste efficiëntiewinsten?

Act small betekent: pak die visie aan via concrete, beheersbare stappen die elk op zichzelf waarde leveren. Stappen van maximaal 12 weken, met een budget tussen €15K en €50K, die je operatie niet ontwrichten. "Een watermeloen eet je ook niet in een stuk op, je snijdt die eerst in stukjes en dan begin je te knabbelen," om het met de woorden van Johan zeggen.

Hoe dit er in de praktijk uitziet

Een concrete case om dit te verduidelijken. Een West-Vlaamse KMO wilde hun complete order-to-cash proces digitaliseren. In plaats van alles tegelijk aan te pakken, hebben we het opgedeeld:

Fase 1 (8 weken): Digitale offerte-tool gekoppeld aan hun bestaande boekhouding. Resultaat: 60% minder tijd besteed aan offertes maken.

Fase 2 (10 weken): Online bestelsysteem voor hun vaste klanten. Resultaat: 40% minder administratieve rompslomp.

Fase 3 (12 weken): Geautomatiseerde facturatie en opvolging. Resultaat: betaaltermijn gemiddeld 12 dagen korter.

Elke fase bouwde voort op de vorige, maar leverde ook standalone waarde. Na zes maanden hadden ze hun volledige order-to-cash gemoderniseerd, zonder operationele chaos, binnen budget, en met draagvlak van het hele team.

Waarom momentum gebruiken cruciaal is

Het geheim zit in momentum. Kleine successen creëren vertrouwen voor grotere stappen. Teams die zien dat digitalisering hun werk écht makkelijker maakt, worden bondgenoten in plaats van sceptici. Budgetten die hun ROI bewijzen in maanden in plaats van jaren, krijgen makkelijker follow-up goedkeuring.

Maar zonder die grote visie eindig je alsnog met digitale chaos. Het is als een huis verbouwen: je moet weten hoe het eindresultaat eruit moet zien, ook al bouw je kamer per kamer.

Het echte gevaar van de extremen

Het probleem is dat beide kampen zich superieur voelen. De "big thinkers" kijken neer op de "small steppers" als zijnde niet ambitieus genoeg. De "small steppers" vinden de "big thinkers" naïef en roekeloos.

Als je dit zwart-wit bekijkt, hebben beide kampen gelijk. Grote transformaties falen inderdaad vaak. Kleine projectjes leiden inderdaad tot fragmentatie. Maar de werkelijkheid is dat je beide benaderingen nodig hebt - strategisch geïntegreerd, niet als tegengestelde filosofieën.

Praktische next steps

Hier is wat ik geleerd heb over het combineren van beide benaderingen:

1. Start met de eindvisie: Teken letterlijk uit hoe je ideale digitale bedrijf eruitziet over 24 en 48 maanden.

2. Werk backwards: Welke stappen moet je zetten om daar te komen? Splits dit op in fases van maximum 12 weken.

3. Valideer elk onderdeel: Elke fase moet standalone waarde leveren én bijdragen aan de grote visie.

4. Meet en leer: Gebruik de lessen van elke fase om de volgende slimmer aan te pakken.

De realiteit is dat digitalisering geen keuze is tussen denken en doen, tussen groot en klein, tussen strategie en tactiek. Het beste digitale transformaties combineren visionaire planning met pragmatische uitvoering.

Think big, act small - maar doe beide tegelijk.