Na de zomer: tijd voor je digitalisering doorbraak
Laat me beginnen met iets wat jullie vast herkennen. Je bent net terug van vakantie, je mailbox puilt uit, er liggen stapels work-to-do op je bureau, en toch... Er is ook iets anders. Een frisse blik. Een soort van "nu ga ik het écht anders doen" gevoel.
Met 20 jaar ervaring in IT, van software testing tot program management, heb ik dit fenomeen bij heel wat KMO's en grote bedrijven gezien. September is de maand van de goede voornemens - niet alleen privé, maar vooral zakelijk.
Waarom september het perfecte transformatie-moment is
Gaandeweg besef ik dat timing in transformaties cruciaal is. En september heeft unieke voordelen die veel KMO's over het hoofd zien:
De vakantie-reset. Na twee of drie weken zon krijg je afstand van die dagelijkse operationele hectiek. Plotseling zie je het bos weer door de bomen. Systemen die "altijd zo werkten" voelen opeens omslachtig aan. Processen die je voor vakantie nog verdedigde, irriteren je nu mateloos.
Q4 momentum. September betekent nog vier maanden om dit jaar iets betekenisvols te bereiken. Niet te lang om in analysis paralysis te vallen, niet te kort om niets substantieels te starten.
Budget cyclus realiteit. Voor veel Belgische KMO's wordt het budget voor volgend jaar nu bepaald. Perfect om digitale transformatie projecten mee te nemen in die planning.
De september-valkuil waar KMO's intrappen
Maar let op voor wat ik de "september-illusie" noem. Je komt terug vol energie, wilt alles tegelijk aanpakken, en voor je het weet zit je weer in dezelfde operationele wurggreep als voor je vakantie.
"In september starten we altijd vol goede moed. Tegen oktober zijn we alweer brandjes aan het blussen in plaats van structureel te verbeteren en blijven we vast zitten in de rush van de dag."
CEO Antwerpse groothandel, 45 medewerkers
Dat is precies waarom je een andere aanpak nodig hebt dan je instinct je ingeeft.
Drie stappen voor een succesvolle september-start
Stap 1: Begin klein, denk groot
Kies één concreet proces dat je al weken irriteert. Niet je volledige ERP-systeem, maar bijvoorbeeld hoe offertes worden opgevolgd. Of hoe teammeetings verlopen. Iets waar je binnen zes weken resultaat op kan zien.
Bij die Antwerpse groothandel startten we met hun bestellingsproces. In plaats van alles digitaal om te gooien, hielpen we hen bij het automatiseren van één stap: bevestigingsmails naar klanten. Klein, concreet, maar met direct zichtbare impact.
Stap 2: Plan als een realistisch optimist
Ik geloof sterk in optimaal resultaat behalen, maar dan wel met beide voeten in de realiteit. Plan je project alsof je 20% meer tijd nodig hebt dan je denkt. Belgische KMO's onderschatten systematisch hoeveel tijd transformaties kosten omdat ze de menselijke kant vergeten.
Systemen implementeren duurt weken. Mensen leren er effectief mee werken duurt maanden. Het is dus geen overbodige luxe om een ervaren projectleider in te schakelen om alles in goede banen te leiden.
Stap 3: Maak het een teamsport
Dit is misschien wel de belangrijkste les uit mijn 20 jaar ervaring: transformaties die slagen zijn nooit één-mans-shows. Je hebt je team nodig, van dag één.
Organiseer begin september een "wat-gaat-ons-irriteren-brainstorm" met je kernteam. Laat iedereen de dagelijkse frustraties op tafel leggen. Je zult versteld staan hoeveel overlap er is tussen wat jou als ondernemer dwarszit en wat je medewerkers dagelijks ondervinden.
Een verhaal dat moed geeft
Vorig jaar september startten we met een Gentse KMO – een familiebedrijf, drie generaties nog steeds actief, 30 medewerkers. Ze hadden vijf verschillende Excel-sheets om hun projecten op te volgen. Niemand wist welke de "echte" was.
De CEO zei bij de eerste meeting: "Walter, we willen dit eindelijk professioneel aanpakken, maar we zijn bang dat we tijdens de overgang klanten verliezen."
We zijn simpel gestart: alle projectinformatie in één systeem, maar één project tegelijk. Eerst een Proof Of Concept, dan de grootste klant, dan de op één na grootste, enzovoort. De overgang spreiden over drie maanden in plaats van alles tegelijk omgooien.
Tegen december hadden ze niet alleen hun projectopvolging op orde, maar ook 15% minder tijd nodig voor administratie. De jongste generatie in het bedrijf kon eindelijk die real-time dashboards bouwen waar hij al jaren van droomde.
Het punt is: ze begonnen met één concrete irritatie en bouwden daar systematisch op verder.
Waarom september beter is dan januari
Veel ondernemers denken: "Digitale transformatie doe ik wel in januari, fresh start van het jaar." Maar september heeft voordelen die januari niet heeft:
- Je team is uitgerust maar nog niet in winterdip-modus
- Leveranciers hebben tijd voor nieuwe projecten (in januari zijn ze overboekt)
- Je hebt vier maanden om resultaten te zien vóór de volgende budget-ronde
- De vakantie-reset zorgt voor natuurlijke openheid naar verandering
- Je neemt meteen een vlotte start en blijft niet in de summer blues hangen
Wat nu?
Als dit verhaal je doet denken "ja, dat herken ik," dan ben je waarschijnlijk klaar voor die volgende stap. Niet de stap naar een volledig nieuwe IT-architectuur, maar die eerste, concrete verbetering die écht verschil gaat maken in je dagelijkse operaties.
In mijn ervaring hebben KMO's die in september starten met transformatie 70% meer kans om tegen Kerstmis tastbare resultaten te behalen dan bedrijven die wachten tot januari.
De vraag is niet of je bedrijf digitale transformatie nodig heeft. De vraag is of je die vakantie-energie gaat gebruiken om het verschil te maken, of gewoon weer opgeslurpt wordt door de dagelijkse hectiek.
Herken je jezelf in dit verhaal? Laat het me weten. Misschien kunnen we samen die september-energie omzetten in concrete verbeteringen voor jouw bedrijf.
