De verborgen kosten van 'goedkope' IT-oplossingen

"Walter, we hebben een fantastische deal gevonden! Een ERP-systeem voor maar €15.000. Dat is de helft van wat andere softwarebedrijven voorstelden."

Normaal gezien zou ik blij zijn voor een klant die geld bespaart. Maar na 20 jaar in de IT-wereld herken ik deze situatie maar al te goed. Zes maanden later belde diezelfde ondernemer me terug. Het systeem dat €15.000 zou kosten, was ondertussen €41.000 geworden. Zonder dat het echt deed wat het moest doen.

Laat me beginnen met wat mijn partner Jan vaak zegt: "Bedrijven onderschatten de kostprijs van digitale transformatieprojecten enorm, maar onderschatten ook het potentieel naar de toekomst toe." Die paradox zie ik keer op keer.

De 4 verborgen kostenposten die niemand vermeldt

1. De integratie-val

Vorig jaar zag ik een Antwerpse groothandel die software kocht voor €8.000. Prima prijs, tot ze ontdekten dat het systeem niet communiceerde met andere toepassingen. Niet met hun boekhouding, hun webshop of hun kassasysteem. Elke koppeling was €15.000 extra.

Er is al langer een trend bezig dat veel leveranciers hun hoofdproduct als lokaas gebruiken en hopen om op die manier achteraf extra's te kunnen verkopen. Vergelijk het met printerfabrikanten die hun geld verdienen aan cartridges, niet aan printers. De werkelijke kostprijs is wat je betaalt voor software + integratie + onderhoud van die integraties + toekomstige aanpassingen wanneer andere systemen updaten.

Mijn advies: Maak vooraf een integratiematrix (en een Entiteiten Relatie Diagram of ERD - maar daarover later meer). Welk systeem moet met wat praten? Vraag per koppeling naar de prijs. Vaak is een duurdere all-in oplossing goedkoper dan modulair bouwen.

2. De expertise-tax

"Ons systeem is heel gebruiksvriendelijk," hoor ik vaak. Maar voor wie? Na zes weken gebruikt de helft van het team nog Excel. Niet uit onwil, maar omdat het nieuwe systeem hun werk complexer maakt in plaats van eenvoudiger.

Een klant berekende zijn productiviteitsverlies: €18.000 over drie maanden. Het team werkte 40% minder efficiënt tijdens de overgang. Tel daarbij externe consultants die "even komen uitleggen hoe het werkt" en je zit al snel aan een verdubbeling van je budget.

De oplossing: Test drie maanden met je volledig team EN echte data. Een maand met dummy-data bewijst niets. Ja, zo'n pilot kost €5.000-10.000. Maar het bespaart je €50.000 aan verkeerde keuzes.

3. De schaalbaarheidsfuik

"Dit systeem groeit mee met jullie bedrijf." Technisch klopt dat meestal. Financieel is het een ander verhaal. Een Gentse KMO startte met €200/maand voor hun CRM. Na 40% bedrijfsgroei betaalden ze €1.800/maand - een stijging van 900%.

Het probleem: veel "schaalbare" oplossingen hebben een kostenstructuur die exponentieel stijgt. Plus een vendor lock-in waardoor overstappen quasi onmogelijk wordt.

Wat werkt: Onderhandel vanaf dag één over toekomstige prijzen. Wat kost gebruiker 25? Module 10? Zet schalingspaden op papier vóór je tekent.

4. De vendor lock-in premie

Het ergste geval dat ik zag: een Limburgse producent moest €25.000 betalen om hun eigen data te exporteren want dat "staat in paragraaf 47 van het contract."

Bedrijven blijven jarenlang bij slechte leveranciers omdat switch-kosten te hoog zijn. Gelukkig biedt AI tegenwoordig mogelijkheden om data sneller te migreren, maar voorkomen blijft beter dan genezen.

Essentieel: Vraag altijd naar data-export in standaardformaten, exit-clausules, en wat er gebeurt met jouw data als je stopt. Weigert een leverancier dit? Red flag, omdraaien en zo ver mogelijk weglopen.

De echte kostprijs berekenen

Na al deze jaren hanteer ik voor KMO's (dus niet voor grote corporate omgevingen) deze vuistregel:

Werkelijke kostprijs = Aankoopprijs × 3

• Jaar 1: Software + implementatie + integraties
• Jaar 2: Onderhoud + uitbreidingen + support
• Jaar 3: Upgrades + schaling + mogelijke switch

In mijn ervaring komt elk IT-project uit op 250-350% van de initiële offerte. Plan dit vanaf dag één.

De mayonaise-methode: slim software selecteren

Net zoals bij mayonaise moet je de juiste ingrediënten in de juiste volgorde combineren.

Stap 1: Spreek met de mensen die het weten

Start met een rondje navragen bij de verschillende stakeholders. Doe dit niet altijd in een formele vorm, maar gebruik ook jouw ogen en oren tijdens een informeel gesprek aan de koffiemachine of tijdens de lunch. Je wil weten waar het schoentje echt wringt.

Stap 2: Process first, software second

Documenteer eerst hoe je nu werkt. Een klant wilde een CRM van €30.000. Na procesanalyse bleek het probleem communicatie tussen teams - opgelost met een €5.000 tool plus betere afspraken.

Stap 3: Total Cost of Ownership

Vraag niet "wat kost dit?" maar "wat kost dit over 3 jaar, all-in?" Inclusief implementatie (vaak 50-100% bovenop), training, integraties, onderhoud, schaling. Hou ook rekening met de kost van niet te investeren. Dit bepaalt ook jouw ROI.

Stap 4: Echte pilot

Drie maanden, volledig team, echte processen. Geen demo's met perfecte scenarios. Failing forward. Proberen, evalueren, aanpassen en terug proberen. Telkens beter worden.

Stap 5: Escape routes

Data-export zonder kosten, opzegvoorwaarden, standaardformaten. Dit moet in het contract staan vóór je tekent.

ROI-denken: een succesverhaal

Een Brusselse KMO twijfelde tussen een €8.000 "simpel" systeem en een €25.000 geïntegreerde oplossing. Ze kozen het duurdere dankzij de heldere blik die ze dankzij ons kregen.

Waarom? Het goedkope systeem zou met integraties €20.000 kosten plus €200/maand extra features. Maar belangrijker: de duurdere oplossing automatiseerde hun facturatie. Besparing: 15 uur/week = €18.000/jaar. ROI in 16 maanden.

Hun "dure" systeem verdient zichzelf terug. Het "goedkope" alternatief zou alleen maar kosten.

Denk als een investeerder

Een systeem van €30.000 dat je €50.000 bespaart is goedkoper dan een systeem van €10.000 dat je €5.000 bespaart. KMO's kijken vaak naar de uitgave vandaag, niet naar de waarde morgen.

Laat je ook niet tegenhouden als de ROI positief is maar de investering groter dan verwacht. Er zijn altijd financieringsopties, gefaseerde implementaties, lease-constructies.

Een laatste tip

Als een leverancier je pusht met "deze speciale prijs vandaag" - wegwezen. Goede systemen hebben geen vervaldatum. De beste IT-investeringen zijn die waarbij je twee jaar later nog blij bent met je keuze.

Ik geloof sterk dat 1+1 gelijk is aan 3 - maar alleen als je de juiste systemen combineert op de juiste manier. Het vraagt voorbereidend werk, de juiste vragen, en soms wat meer budget dan je hoopte. Maar het alternatief - dat "koopje" dat een nachtmerrie wordt - is veel duurder.

Sta je voor een IT-investering? Gebruik dan deze inzichten om de juiste vragen te stellen. Want zoals de mayonaise: met de juiste ingrediënten in de juiste volgorde, pakt het altijd.