Wanneer leveranciers elkaar mislopen: het belang van coördinatie in digitale projecten

Onlangs had ik een gesprek met de oprichter van een leverancier dat me opnieuw deed beseffen hoe complex digitale trajecten vandaag kunnen zijn. Niet technisch, daar zijn veel partijen uitstekend in, maar organisatorisch. 

Hij vertelde me over zijn grootste uitdaging wanneer hij met meerdere leveranciers tegelijk voor éénzelfde klant werkt. En het was opvallend hoe herkenbaar zijn verhaal klonk.

De realiteit: iedereen heeft een planning, maar niemand ziet het volledige plaatje

In veel organisaties werken meerdere leveranciers samen: een digitale partner, een marketingbureau, een ontwikkelaar, een UX-specialist, een copywriter, noem maar op. Iedereen heeft zijn eigen projectmanager, zijn eigen werkwijze en vooral: zijn eigen planning.

En hoewel al die planningen perfect kunnen zijn binnen hun eigen context, ontstaat er vaak één groot probleem: ze sluiten niet naadloos op elkaar aan.

Niet omdat iemand dat niet wil.
Niet omdat iemand zijn werk niet goed doet.
Maar omdat niemand het mandaat of het overzicht heeft om alle roadmaps op elkaar af te stemmen.

De klant verwacht dat leveranciers goed samenwerken. Maar het is niet vanzelfsprekend dat die klant, die vooral bezig is met business, strategie en interne prioriteiten, ook de rol van coördinator kan opnemen. En dat hoeft eigenlijk ook niet.

De ontbrekende schakel: een partner die de planningen verbindt

Tijdens het gesprek vertelde ik de eigenaar dat dat precies is waar Make IT So regelmatig tussenkomt.

Wij kennen de taal, de aanpak en de roadmaps van verschillende soorten leveranciers. We begrijpen hoe hun werk samenhangt, en in welke volgorde dingen moeten gebeuren om verspilling en vertraging te vermijden.

We nemen dus niet het werk van iemand over, maar we verbinden de puzzelstukken.
We zorgen dat iedereen weet:

• wanneer iets moet gebeuren,
• wat er nodig is om verder te kunnen,
• welke afhankelijkheden er zijn,
• en wie wanneer welke informatie of input moet aanleveren.

Met andere woorden: we creëren het overzicht dat vaak ontbreekt.

De impact: drie duidelijke winsten

Wanneer planningen goed op elkaar afgestemd raken, verandert de dynamiek voor iedereen:

1. Voor de klant

Er ontstaat duidelijkheid en rust.
Ze weten wanneer iets geleverd wordt én op welke momenten zij zelf iets moeten voorbereiden of aanleveren. Geen verrassingen, geen last-minute stress.

2. Voor de leveranciers

Er zijn minder wachttijden.
Ze hoeven niet te wachten tot een andere leverancier klaar is, of tot er toch nog input ontbreekt. Iedereen werkt vlotter door, volgens een gezamenlijke lijn.

3. Voor het project als geheel

Er wordt minder geld, tijd en energie verspild.
Wanneer iedereen in dezelfde richting werkt, met hetzelfde ritme, wordt het traject efficiënter én kwalitatief sterker.

Conclusie: samenwerken is meer dan naast elkaar werken

Goede leveranciers leveren goed werk.
Maar sterke projecten ontstaan pas wanneer dat werk ook op elkaar afgestemd raakt.

Steeds meer organisaties beseffen hoe waardevol het is om een partner te hebben die dat overzicht bewaakt — iemand die zowel de klant als de leveranciers begrijpt en die de puzzel beheersbaar houdt.

Want projecten slagen niet alleen door wat er gebouwd wordt,
maar vooral door hoe we het samen doen.