Change management: je team meekrijgen in digitalisering

Laat me beginnen met een situatie die ik vorige maand nog meemaakte. Een Gentse KMO had eindelijk het budget gevonden voor hun digitale transformatie. Nieuwe software, gestroomlijnde processen, de hele rataplan. Drie maanden later belde de CEO gefrustreerd op: "Walter, technisch werkt alles perfect. Maar de helft van mijn team gebruikt nog steeds de oude Excel-sheets. Hoe krijg ik ze mee?"

In mijn 20 jaar ervaring als program manager, van software testing tot change management bij grote organisaties zoals Fluvius en Euroclear, heb ik dit scenario talloze keren gezien. De technologie is klaar, maar de mensen niet.

Waarom digitale transformatie vaak faalt bij je eigen team

Gaandeweg besef ik dat we als IT-professionals vaak denken dat een goede oplossing zichzelf verkoopt. "Als het maar efficiënter is, dan gaan ze het wel gebruiken." Niets is minder waar.

Een paar maanden geleden werkten we samen met een Antwerpse groothandel. Ze hadden een prachtig nieuw ordersysteem geïmplementeerd. Alles digitaal, automatische voorraadcontrole, real-time rapportage. Technisch een juweeltje. Toch bleef hun ervaren commercieel manager Marie gewoon haar eigen Excel-bestandjes bijhouden.

Waarom? Niet omdat ze technofobisch was. Wel omdat niemand had uitgelegd waarom deze verandering belangrijk was voor haar dagelijkse werk. En ze had er 15 jaar ervaring in die Excel-sheets zitten.

De menselijke kant van digitale transformatie

In mijn tijd als change manager bij Fluvius pasten we een afgeleide ADKAR-methodiek toe. Vijf stappen die cruciaal zijn voor elke verandering:

Awareness (Bewustzijn): Begrijpt je team waarom verandering nodig is?
Desire (Verlangen): Willen ze daadwerkelijk veranderen?
Knowledge (Kennis): Weten ze hoe ze moeten veranderen?
Ability (Vermogen): Kunnen ze de nieuwe vaardigheden toepassen?
Reinforcement (Versterking): Wordt het nieuwe gedrag beloond?

Het probleem? De meeste KMO's springen meteen naar stap 3 en 4. Ze organiseren trainingen en verwachten dat iedereen enthousiast meestapt. Maar zonder awareness en desire heb je weinig kans op succes.

Vijf praktische stappen om je team mee te krijgen

Stap 1: Begin met het 'waarom', niet het 'hoe'

Organiseer geen technische demo als eerste stap. Start met een open gesprek over de uitdagingen waar jullie nu tegenaan lopen. Laat je team zelf vertellen wat hen frustreert in de huidige manier van werken.

Bij die Gentse KMO bleek dat de commerciële afdeling urenlang bezig was met het zoeken naar oude offertes. Hun nieuwe CRM-systeem loste dat precies op, maar niemand had die link gelegd.

Stap 2: Maak kampioenen van je skeptici

Je hebt altijd mensen die enthousiast zijn over verandering, en mensen die weerstand bieden. Investeer je tijd in die tweede groep. Vaak hebben zij de beste inzichten over waarom iets misschien niet gaat werken.

Marie, die commercieel manager, werd uiteindelijk onze beste ambassadeur. Omdat we luisterden naar haar bezorgdheden en haar Excel-kennis gebruikten om de overgang soepeler te maken voor de hele afdeling.

Stap 3: Zorg voor kleine overwinningen

Plan bewust momenten waarop je team kan ervaren dat het nieuwe systeem hun werk echt makkelijker maakt. Niet over zes maanden, maar binnen de eerste week.

Een eenvoudig voorbeeld: laat zien hoe ze met één klik een rapport kunnen genereren dat ze anders een uur koste. Die "aha-momenten" zijn goud waard.

Stap 4: Communiceer in hun taal, niet in IT-jargon

Vermijd termen als "digitale transformatie", "procesoptimalisatie" of "change management". Praat over wat het voor hen betekent: minder repetitief werk, meer tijd voor interessante taken, betere klantenservice.

Stap 5: Blijf erbij tot het gewoontegedrag wordt

De grootste fout die ik zie: na de training denken bedrijven dat het werk gedaan is. Maar nieuwe gewoontes hebben tijd nodig om te vormen. Ga regelmatig langs, vraag hoe het gaat, vier successen.

Waarom dit voor KMO's extra belangrijk is

In grote bedrijven heb je aparte change managementteams. Als KMO moet je dit zelf doen, vaak naast alle andere prioriteiten. Dat maakt het des te belangrijker om het goed aan te pakken.

Want een gefaalde digitale transformatie doet meer schade dan geen transformatie. Je hebt geld geïnvesteerd, tijd verloren, en - het ergste - het vertrouwen van je team in toekomstige veranderingen ondermijnd.

Anderzijds: als je het goed doet, creëer je een cultuur waarin je team open staat voor verbetering. Dat is een concurrentievoordeel dat je niet kan kopen.

Wat nu?

Als dit verhaal je bekend voorkomt, ben je niet alleen. Uit mijn ervaring worstel ik dat 80% van de Belgische KMO's met deze uitdaging kampt. Goede technologie hebben ze, maar hun mensen meekrijgen is de echte kunst.

Normaal gezien zou ik zeggen: begin morgen. Maar change management vraag om een doordachte aanpak. Investeer eerst tijd in het begrijpen van je team, hun bezorgdheden en hun motivaties.

Want ik geloof sterk dat 1+1 gelijk is aan 3. Als je de juiste technologie combineert met de juiste people-aanpak, bereik je resultaten die je nooit voor mogelijk had gehouden.